PENGARSIPAN INVOICE TERHADAP PROSES KLAIM BARANG PADA PT ASTRA INTERNASIONAL Tbk. AUTO 2000 WARU - PARTS CENTER JAWA TIMUR

• Main Author: AYU MAS’UDA, 041310513026
• Format: Theses and Dissertations NonPeerReviewed
• Language: Indonesian; Indonesian
• Published: 2016
• Subjects: CD921 Archives; LB1705-2286 Education and training of teachers and administrators
• Online Access: http://repository.unair.ac.id/57029/1/FV.%20MPK.%2036-16%20Mas%20p%20abstrak.pdf; http://repository.unair.ac.id/57029/2/FV.%20MPK.%2036-16%20Mas%20p.pdf; http://repository.unair.ac.id/57029/; http://lib.unair.ac.id
• Institution: Universitas Airlangga

3.1 Simpulan Berdasarkan latar belakang, pembahasan dan pengamatan selama praktik kerja lapangan maka simpulan yang dapat dikemukakan adalah sebagai berikut: 1. Pengarsipan di AUTO 2000 Waru - Parts Center Jawa Timur memiliki sistem pengarsipan yang berbeda-beda pada setiap dokumennya dan dilihat sesuai dengan seberapa seringnya dokumen tersebut di butuhkan kembali. Sistem pengarsipan yang digunakan yaitu sebagai berikut: a. Invoice : Nomor invoice b. Shipping document : Nomor shipping document c. Tanda terima : Tanggal kirim barang d. BAP : Tanggal BAP e. Surat Jalan : Tanggal Surat Jalan 2. Dokumen yang telah diarsip dimasukan ke dalam kardus dan disimpan di dalam gudang hingga periode tertentu yaitu selama dua tahun. Setelah dua tahun arsip-arsip tersebut baru boleh dimusnahkan dan tergantikan dengan arsip yang lebih baru. 3. Setiap dokumen mempunyai fungsi yang berbeda-beda pada setiap bagian dalam prosesnya. Mulai bagian receiving, claim & chemical dan berakhir pada bagian administrasi untuk diarsip. Di bagian receiving dokumen invoice, shipping document, tanda terima barang, BAP, dan surat jalan berfungsi sebagai pedoman untuk pengecekan keadaan barang dan kesesuaian barang yang telah dikirim. Namun, lain halnya dengan bagian claim & chemical, dokumen tersebut berfungsi apabila terjadi proses klaim. Jika tidak terjadi klaim maka dokumen tersebut tidak berfungsi untuk bagian claim & chemical. Namun, terjadi atau tidaknya klaim dokumen-dokumen tersebut tetap diarsip oleh bagian administrasi. 3.2 Saran Selama melaksanakan praktik kerja lapangan di bagian administrasi AUTO 2000 Waru - Parts Center Jawa Timur, dapat dikemukakan beberapa saran: a. Untuk mempercepat proses klaim alangkah baiknya pada bagian receiving administration segera meng-entry data dan lekas menaikan dokumen ke bagian administrasi ketika pengecekan barang telah selesai agar proses klaim dapat dilakukan dengan standar waktu yang normal. b. Sebaiknya perusahaan yang berada di pusat meng-update SAP perusahaan, dengan kata lain pemusnahan data yang sudah tidak terpakai, sama halnya dengan sistem pengarsipan manual. Agar tidak terjadi kelebihan kapasitas penyimpanan pada sistem yang menimbulkan lambatnya pengaksesan data, sehingga sistem tidak akan mengalami gangguan. c. Perusahaan sebaiknya menambah ordner baru atau setidaknya mempercepat periode pemusnahan arsip agar ordner yang lama bisa digunakan untuk menyimpan arsip baru. Karena yang seharusnya diprioritaskan adalah arsip baru yang kemungkinan lebih besar akan dicari kembali. d. Jika mempercepat periode pemusnahan arsip benar-benar tidak bisa dilakukan akibat faktor kebutuhan perusahaan terhadap dokumen-dokumen lama masih tinggi, sebaiknya perusahaan menyediakan dana lebih untuk membeli ordner baru dan menyediakan tempat yang lebih luas untuk penyimpanan arsip.