PENGENDALIAN SISTEM PURCHASE REQUEST PADA ENGINEERING DEPARTMENT HOTEL SINGGASANA SURABAYA

• Main Author: Farhan Arif Hamzah, NIM : 151511113056
• Format: Theses and Dissertations NonPeerReviewed
• Language: Indonesian; Indonesian
• Published: 2018
• Subjects: HF5437-5444 Purchasing. Selling. Sales personnel. Sales executives; TX901-946.5 Hospitality industry. Hotels, clubs, restaurants, etc. Food service
• Online Access: http://repository.unair.ac.id/78900/1/FV%20MP%2038_11%20Ham%20p%20ABSTRAK.pdf; http://repository.unair.ac.id/78900/2/FV%20MP%2038_11%20Ham%20p.pdf; http://repository.unair.ac.id/78900/; http://lib.unair.ac.id
• Institution: Universitas Airlangga

Setelah penulis melakukan Praktik Kerja Lapagan di Singgasana Hotel Surabaya selama 4 (empat) bulan banyak sekali pengalaman yang didapatkan. Singgasana Hotel Surabaya merupakan salah satu hotel resort berbintang **** di Surabaya. Hal itu di dukung dengan manajemennya dan tenaga kerja profesional sesuai dengan bidangnya masing – masing. Engineering Departement sangatlah penting, karena sangat membantu dan mempermudah didalam perbaikan dan perawatan semua jenis barang elektirk maupun furniture dan bangunan di Singgasana Hotel. Dalam Engineering Departement terdapat bagian Admin Engineering yang bertugas melakukan proses perencanaan pengadaan, yaitu proses dimana memperhitungkan jumlah pemesanan dilakukan dengan mempertimbangkan beberapa aspek yang terkait, seperti jumlah pemesanan, kecocokan barang yang di perlukan dan lain – lain. Setiap pemesanan seperti Purchase Request & Purchsae Order, dan Purchase Order Supplies memiliki proses pemesanan tersendiri dan berbeda-beda. Aktivitas permintaan pengadaan yang dilakukan Engineering Department di Singgasana Hotel Surabaya memerlukan beberapa proses, tahapan proses ini dapat dikatakan sebagai siklus pengadaan. Berdasarkan sistem cara pembelian dalam purchasing di Singgasana Hotel Surabaya yaitu; (1)Sistem kontrak pembelian bahan makanan terutama jenis perishable tertentu seperti sayu mayur, dan buah-buahan atau bahan makanan musiman (seasonal foods);(2)Sistem Harian dan Bulanan pihak hotel bisa dengan bebas dan leluasa membeli barang-barang keperluannya: (3) Sistem pembelian secara kontan (cash and carry) pembelian yang dilakukan dengan menggunakan kas yang tersedia dari bagian pembelian itu sendiri yang jumlahnya tidak terlalu banyak (petty cash). Peranan Purchasing tidak hanya sebagai pengadaan barang tetapi sebagai penentu dan pembanding harga yang terdapat dipasaran yang nantinya akan dipakai untuk keperluan operasional hotel, maupun sebagai jembatan kepada supplier jika barang yang dipesan atau dibeli mengalami kendala atau masalah ketika digunakan. Maka sangat dibutuhkan kontrol pada purchasing, guna untuk mengetahui kekurangan yang terjadi saat proses pengadaan barang maupun penyimpanan barang. Kontrol yang sering dilakukan yaitu mengecek pemesanan barang pada supplier, mengecek stok barang yang ada di store, dan melakukan evaluasi pada supplier. Kontrol seleksi pada pemilihan supplier, perjanjian kerja sama dengan supplier,kontrol posisi items. Semua kontrol tersebut dilakukan setiap hari yang dilakukan oleh staf purchasing dengan dibantu oleh receiving, store, dan cost control. Engineering Department juga perlu melakukan upaya untuk memperkuat sistem kontrol tersebut agar terjaga kestabilan dalam proses permintaan pengadaan barang maupun aktivitas engineering lainnya. Singgasana Hotel Surabaya memiliki cara tersendiri untuk memperkuat upaya dalam sistem kontrol Engineering. Upaya-upaya tersebut adalah evaluasi terhadap sistem kontrol Engineering, pengendalian terhadap biaya, memperhitungkan jumlah pemesanan, memperkuat kontrol fungsi administrasi, evaluasi kinerja purchasing, evaluasi supplier, dan inventory akhir bulan